Εισαγωγή στο Microsoft Syntex

Εισαγωγή στο Microsoft Syntex

Dezember 21, 2022 0 Von admin
Λονδίνο ΗΒ, 8 Αυγούστου 2020: Ναυαρχίδα της Microsoft στο Regent St, στο Oxford Circus.  Η κύρια είσοδος με λογότυπο.  Κατά τη διάρκεια του lockdown, Covid-19, Coronavirus.
Εικόνα: Alex Yeung/Adobe Stock

Παρά την παγκόσμια βιασύνη προς τον ψηφιακό μετασχηματισμό των επιχειρήσεων, το έγγραφο παραμένει στο επίκεντρο των περισσότερων επιχειρήσεων και, δυστυχώς, η διαχείρισή τους παραμένει μια ξεκάθαρα μη αυτόματη διαδικασία. Είναι λίγο πολύ μέρος της καθημερινής ροής εργασίας κάθε εργαζόμενου στη γνώση.

ΔΕΙΤΕ: Πολιτική διατήρησης εγγράφων (TechRepublic Premium)

Παρά τη δομημένη φύση του, η ευελιξία ενός εγγράφου καθιστά δύσκολη την αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών και η λήψη δεδομένων από πολλαπλές επιχειρηματικές εφαρμογές για την εισαγωγή τους σε ένα έγγραφο είναι θέμα περικοπής και επικόλλησης, από οθόνη σε έγγραφο και συχνά επιστρέφει ξανά μόλις ληφθεί ένα έγγραφο.

Κυκλοφόρησε στο Ignite τον Οκτώβριο του 2022, Microsoft Syntex είναι εδώ για να λύσει μερικά από αυτά τα κουραστικά χειροκίνητα ζητήματα, προσθέτοντας εργαλεία επεξεργασίας εγγράφων στο SharePoint. Η λύση χρησιμοποιεί μηχανική εκμάθηση για να βοηθήσει στη δημιουργία και ανάλυση εγγράφων, μετατρέποντας μια μη αυτόματη διαδικασία σε μια διαδικασία όπου οι άνθρωποι καθοδηγούν και ελέγχουν το λογισμικό και όπου εξακολουθούν να πληρούνται οι νομικές, κανονιστικές και συμβατικές απαιτήσεις. Σε αυτήν την εις βάθος ματιά στο Syntex, μάθετε περισσότερα για το περιεχόμενο AI και ορισμένες από τις τρέχουσες περιπτώσεις χρήσης για αυτήν την έκδοση.

Πηδάω σε:

Τι είναι το περιεχόμενο AI;

Η ιδέα της τεχνητής νοημοσύνης περιεχομένου είναι ενδιαφέρουσα, καθώς αφορά την εύρεση τρόπων εργασίας με τους πολλούς διαφορετικούς τύπους εγγράφων που παράγουμε και τις συχνά αδόμητες πληροφορίες που περιέχουν. Συστήματα όπως το Syntex πρέπει να συμπεράνουν το πλαίσιο αυτών των δεδομένων, να τα επεξεργάζονται, να τα εξάγουν και να συνοψίζουν δεδομένα για να τα παραδίδουν σε δομημένες μορφές. Πρέπει επίσης να μπορεί να πάει από την άλλη πλευρά, χρησιμοποιώντας έγγραφα για την παραγωγή προτύπων που μπορούν να αυτοματοποιήσουν τη δημιουργία εγγράφων.

ΔΕΙΤΕ: Τεχνητή νοημοσύνη: Cheat sheet (TechRepublic)

Στον πυρήνα αυτής της διαδικασίας βρίσκεται ένα σύνολο μοντέλων μηχανικής μάθησης που έχουν σχεδιαστεί για την κατανόηση περιεχομένου. Σχεδιασμένα για να λειτουργούν ενάντια σε βιβλιοθήκες εγγράφων του SharePoint, αυτά τα προκατασκευασμένα μοντέλα είναι παρόμοια με εκείνα που χρησιμοποιούνται από τις Γνωστικές Υπηρεσίες του Azure, με προσαρμοσμένα μοντέλα που μπορούν να εκπαιδευτούν στο δικό σας περιεχόμενο.

Προσαρμοσμένα μοντέλα στο Microsoft Syntex

Είναι τα προσαρμοσμένα μοντέλα που είναι πιο ενδιαφέροντα, καθώς είναι αυτά που πλαισιώνουν τον τρόπο λειτουργίας του Syntex με μη δομημένο περιεχόμενο, υποστηρίζοντας την επεξεργασία και τη δημιουργία εγγράφων. Τα προσαρμοσμένα μοντέλα χρησιμοποιούν μια μέθοδο διδασκαλίας για την εκπαίδευση του μοντέλου, επισημαίνοντας υπάρχοντα έγγραφα ως μέρος της εκπαιδευτικής διαδικασίας για τον εντοπισμό βασικών στοιχείων περιεχομένου. Το κλειδί για την εργασία με μη δομημένες πληροφορίες είναι να εμφανιστούν οι βασικές φράσεις και τα μοτίβα που προσδιορίζουν τα σημαντικά στοιχεία ενός εγγράφου.

ΔΕΙΤΕ: 5 συμβουλές για τη βελτίωση της ποιότητας δεδομένων για μη δομημένα δεδομένα (TechRepublic)

Τα μη δομημένα έγγραφα με τα οποία εργαζόμαστε είναι συχνά επίσημες επιστολές και συμβόλαια, και ενώ αυτά διαφέρουν δομικά, θα έχουν συγκεκριμένες φράσεις και δομές που είναι κοινές μεταξύ εγγράφων με συγκεκριμένη επιχειρηματική σημασία.

Αυτό το τελευταίο σημείο είναι το πιο σημαντικό, καθώς σας δίνει το πλαίσιο για την εξαγωγή δεδομένων σε μια χρησιμοποιήσιμη μορφή, όπως μια ημερομηνία ή μια τιμή. Διδάσκοντας ένα μοντέλο ότι ένα σύνολο λέξεων έχει συγκεκριμένο νόημα και συσχετίζεται με δεδομένα που πρέπει να χρησιμοποιηθούν, μπορεί κανείς να αρχίσει να δημιουργεί ένα μοντέλο που προσδιορίζει παραλλαγές των βασικών φράσεων και των μορφών περιεχομένου.

Κατανόηση εγγράφων ως υπηρεσία

Εάν παρακολουθείτε την πλατφόρμα Cognitive Services AI της Microsoft, θα συναντήσετε την υπηρεσία κατανόησης εγγράφων της. Αυτός ήταν ο προκάτοχος του αδόμητου μοντέλου επεξεργασίας εγγράφων της Syntex. Για να λειτουργήσει η κατανόηση εγγράφων, θα χρειαστείτε μια επιλογή εγγράφων σε ένα κέντρο περιεχομένου του SharePoint για να εκπαιδεύσετε το μοντέλο σας, δημιουργώντας δύο τύπους εργαλείων: ταξινομητές και εξαγωγείς.

ΔΕΙΤΕ: Κιτ πρόσληψης: προγραμματιστής CRM (TechRepublic Premium)

Οι ταξινομητές χρησιμοποιούνται για την αναγνώριση εγγράφων που φορτώνονται σε μια βιβλιοθήκη. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε ένα που θα βρίσκει όλα τα έγγραφα Αίτησης για Πρόταση φορτωμένα σε μια βιβλιοθήκη. Στη συνέχεια, οι εξαγωγείς προσδιορίζουν βασικά δεδομένα στο έγγραφο, παρέχοντας αυτά τα δεδομένα σε εξωτερικές εφαρμογές. Για παράδειγμα, οι εξαγωγείς μπορούν να χρησιμοποιήσουν το όνομα ενός πελάτη που ζητά το RFP στη βιβλιοθήκη εγγράφων και να προσθέσουν τα στοιχεία επικοινωνίας τους στο σύστημά σας CRM ως προοπτική πώλησης.

Περιπτώσεις χρήσης Microsoft Syntex

Το Microsoft Syntex μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την οργάνωση, την επισήμανση και την καλύτερη κατανόηση των εγγράφων σας με διάφορους τρόπους. Ακολουθούν μερικές από τις πιο συνηθισμένες περιπτώσεις επιχειρηματικής χρήσης του Syntex:

Προσθήκη μηχανικής εκμάθησης στα έγγραφά σας στο SharePoint

Δημιουργία ταξινομητή

Δημιουργία ταξινομητή ρυθμίζει έναν νέο τύπο περιεχομένου του SharePoint που θα επισυναφθεί σε όλα τα αναγνωρισμένα έγγραφα. Η εκπαίδευση είναι αρκετά απλή, ξεκινώντας με μια επιλογή κατάλληλων εγγράφων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την κατασκευή του μοντέλου. Η διαδικασία εκπαίδευσης σάς ζητά να επισημάνετε τα έγγραφα με τον τύπο που προσπαθείτε να προσδιορίσετε. χρειάζεστε τουλάχιστον πέντε θετικά δείγματα εγγράφων και ένα αρνητικό.

Στη συνέχεια, πρέπει να δώσετε μια εξήγηση για το γιατί αυτά τα έγγραφα πρέπει να προσδιορίζονται ως συγκεκριμένος τύπος, αναφέροντας τις φράσεις-κλειδιά και τις λέξεις που χρησιμοποιούνται. Στη συνέχεια, το σύστημα θα το χρησιμοποιήσει ως μέρος του μοντέλου, ελέγχοντας εάν ταιριάζει σωστά με όλα τα δείγματα εγγράφων σας. Εάν αποτύχει, απλώς προσθέστε περισσότερες λεπτομέρειες και εκτελέστε ξανά τη διαδικασία εκπαίδευσης.

Η προπονητική διαδικασία είναι σχετικά γρήγορη. Μόλις ολοκληρωθεί, μπορείτε να δοκιμάσετε το μοντέλο σε άλλα έγγραφα για να δείτε πόσο αποτελεσματικός είναι ο ταξινομητής σας. Όπως τα περισσότερα συστήματα μηχανικής εκμάθησης, μην περιμένετε να είναι σωστό την πρώτη φορά — μπορεί να χρειαστούν πολλά περάσματα από αυτόν τον βρόχο για να αποκτήσετε ένα μοντέλο που λειτουργεί για τα έγγραφά σας.

Δημιουργία εξαγωγέα

Η διαδικασία κατασκευής ενός εξολκέα είναι παρόμοια, απαιτώντας από εσάς να επισημάνετε τα δεδομένα που θέλετε να εξαγάγετε από τα αρχεία σας. Εδώ, πρέπει να επισημάνετε τις πληροφορίες στις σελίδες σας με ξεχωριστό μοντέλο για κάθε συγκεκριμένη πληροφορία που θέλετε.

Οι εξαγωγείς μπορούν να βελτιωθούν εάν χρειάζεστε πιο περίπλοκους κανόνες στο μοντέλο σας ή εάν πρέπει να αποφύγετε τα διπλότυπα. Οι συσκευές εξαγωγής σε χρήση προσθέτουν δεδομένα στις στήλες της βιβλιοθήκης εγγράφων του SharePoint, όπου μπορούν να μεταβιβαστούν σε άλλες εφαρμογές χρησιμοποιώντας τα API του SharePoint.

Εφαρμογή προτύπων περιεχομένου

Η Microsoft παρέχει εργαλεία για την απλοποίηση των επεξηγήσεων κτιρίων τόσο για ταξινομητές όσο και για εξαγωγείς, χρησιμοποιώντας πρότυπα που ήδη περιλαμβάνουν πολλές κοινές μορφές περιεχομένου που χρησιμοποιούνται σε έγγραφα. Για παράδειγμα, αντί να προσθέτετε όλες τις διαφορετικές παραλλαγές δεδομένων που εμφανίζονται στα έγγραφά σας, μπορείτε να επιλέξετε το κατάλληλο πρότυπο ημερομηνίας και να το προσθέσετε στην εξήγησή σας.

Υπάρχει μια μακρά λίστα προτύπων που περιλαμβάνει σημαντικούς τύπους οικονομικών δεδομένων, καθώς και τρόπους εξαγωγής διεθνών αριθμών τηλεφώνου και διευθύνσεων email. Για διευθύνσεις email, οι χρήστες μπορούν να το ρυθμίσουν ώστε να αναγνωρίζουν εάν τα δεδομένα ανήκουν σε έναν αποστολέα ή έναν παραλήπτη.

Δημιουργία εγγράφων με χρήση Syntex και Power Platform

Τα μοντέλα εγγράφων της Syntex μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία εγγράφων, χρησιμοποιώντας γνωστές πηγές δεδομένων για να συμπληρώσουν αυτό που η Microsoft αποκαλεί «μοντέρνο πρότυπο». Τα υπάρχοντα έγγραφα του Word μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία ενός προτύπου μεταφορτώνοντάς τα στο SharePoint και χρησιμοποιώντας το Syntex’s Template Studio για να προσθέσετε πεδία στη δομή του βασικού εγγράφου. Αυτά τα πεδία μπορούν στη συνέχεια να συνδεθούν με μια λίστα ή βιβλιοθήκη του SharePoint, επιτρέποντάς σας να αυτοματοποιήσετε τη δημιουργία εγγράφων.

ΔΕΙΤΕ: Ο οδηγός του CIO για πλατφόρμες χαμηλού κώδικα (TechRepublic Premium)

Αυτό δεν είναι ένα εργαλείο για ευέλικτη δημιουργία εγγράφων. είναι περισσότερο μια σύγχρονη εναλλακτική λύση χαμηλού κώδικα στη συγχώνευση αλληλογραφίας. Ένα σύγχρονο πρότυπο που διαχειρίζεται η Syntex μπορεί να είναι την έξοδο μιας ροής Power Automateλήψη δεδομένων από διάφορα επιχειρηματικά συστήματα και χρήση τους για τη δημιουργία κοινών εγγράφων, όπως συμβάσεις, τιμολόγια και προσκλήσεις, όπου η μορφή δεν αλλάζει αλλά το περιεχόμενο αλλάζει.

Μόλις δημιουργηθεί και δημοσιευτεί ένα πρότυπο, το Syntex παρέχει ένα πλαίσιο για την προσθήκη νέων τιμών από μια λίστα του SharePoint καθώς και την αυτόματη συμπλήρωση ορισμένων τιμών όπου είναι δυνατόν.

Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ενέργεια Power Automate για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε αυτόματα ένα νέο συμβόλαιο όταν καταγράφεται μια νέα πώληση στο Dynamics 365 ή να δημιουργήσετε ένα εγχειρίδιο υπαλλήλων όταν προστίθεται ένα νέο όνομα στο Azure Active Directory.

Το μέλλον του Syntex και του SharePoint

Είναι σαφές ότι η Microsoft έχει μεγάλα σχέδια για την αυτοματοποίηση εγγράφων στο Syntex, αν και η τρέχουσα προεπισκόπηση εξακολουθεί να είναι μάλλον περιορισμένη σε σύγκριση με άλλες υπηρεσίες επεξεργασίας εγγράφων που υποστηρίζονται από μηχανική εκμάθηση.

ΔΕΙΤΕ: Πολιτική δεοντολογίας τεχνητής νοημοσύνης (TechRepublic Premium)

Ωστόσο, η δημιουργία πάνω από το SharePoint έχει πολύ νόημα. Είναι ένα σημαντικό εταιρικό σύστημα διαχείρισης περιεχομένου, επομένως το να γίνει το σπίτι για τον κόμβο επεξεργασίας και δημιουργίας εγγράφων της Syntex ταιριάζει με τον υπάρχοντα ρόλο του και θέτει μια ενδιαφέρουσα κατεύθυνση για τον μελλοντικό ρόλο του SharePoint.

Διαβάστε παρακάτω: Οι 8 καλύτερες εναλλακτικές λύσεις για το Microsoft Project (Δωρεάν & επί πληρωμή) (TechRepublic)